Serwis umożliwia przeglądanie i edycję wybranych plików serwera podczas pracy na dowolnym komputerze posiadającym dostęp do Internetu, np. w domu użytkownika serwisu. Użytkownik może otwierać i przeglądać udostępnione pliki, kopiować je na swój roboczy komputer, a także zapisywać je ponownie na serwerze po dokonaniu w nich odpowiednich poprawek.

W serwisie istnieje możliwość przyznania użytkownikowi prawa do przeglądania plików lub prawa do edycji plików określonych typów w wybranych katalogach serwera.
Prawo do przeglądania plików oznacza, że użytkownik może przeglądać ich zawartość za pomocą funkcji serwisu, a także kopiować je na dysk lokalnego komputera.
Prawo do edycji plików oznacza, że użytkownik może przeglądać, zapisywać oraz kasować pliki w określonym katalogu serwera.

Aby użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia miał dostęp do strony umożliwiającej przeglądanie i edycję dokumentów, musi wcześniej zalogować się w systemie za pomocą własnego kodu i hasła dostępu.
W celu przeglądania lub edycji dokumentów serwera należy uruchomić moduł Administrator systemu. Następnie należy wywołać polecenie Dokumenty sekretariatu, znajdujące się w menu poleceń administracyjnych, w grupie Dokumenty.

Z lewej strony ekranu wyświetlane jest drzewo odpowiadające strukturze udostępnionych katalogów serwera.
Kliknięcie nazwy odpowiedniego katalogu oznacza jego wybranie. Ścieżka dostępu do wybranego katalogu jest wypisana w nagłówku centralnej części ekranu (w przykładzie na rysunku: Dokumenty/OIL/75/Biuro/Oswiadczenia).
Wybranie katalogu powoduje pokazanie wszystkich jego podkatalogów na drzewie z lewej strony ekranu, oraz wyświetlenie nazw wszystkich plików tego katalogu w prawej części ekranu.

Poszczególne pliki są pogrupowane według ich typów (w przykładzie na rysunku są tylko pliki publikowane).

W systemie możliwe są następujące typy plików:

sym- bol pliku	typ pliku	format nazwy pliku	opis
	aktualny(czystopis)	rrrr.mm.dd nazwa.roz (np. 2002.02.20 oferta.doc)	Pliki aktualne to pliki czystopisowe (ich edycja została zakończona) przeznaczone do wykorzystywania w bieżącej pracy
	brudnopis	B_rrrr.mm.dd nazwa.roz (np. B_2002.02.20 oferta.doc)	Brudnopisy są to pliki w opracowaniu, zapamiętane w trakcie ich edycji (opracowanie pliku może trwać np. kilka dni i wymagać współdziałania wielu osób).
	archiwalny	A_rrrr.mm.dd nazwa.roz (np. A_2002.02.20 oferta.doc)	Pliki archiwalne to pliki przesunięte do archiwum, na przykład treści już wysłanych pism.
	zarządu	Z_rrrr.mm.dd nazwa.roz (np. Z_2002.02.20 oferta.doc)	Pliki zarządu to pliki do których dostęp posiadają jedynie użytkownicy posiadający uprawnienia zarządu.
	publikowany	P_rrrr.mm.dd nazwa.roz (np. P_2002.02.20 oferta.doc)	Pliki publikowane to pliki, które można pobierać na odpowiednich stronach serwisu internetowego. Są to na przykład pliki zawierające wzory pism do pobrania.
	techniczny	nazwa.roz (np. oferta.doc)	Pliki techniczne to pliki związane z techniczną stroną publikowania informacji w Internecie. Są to na przykład pliki zawierające komentarze i opisy wyświetlane na stronie internetowej.

Symbol z lewej strony nazwy pliku związany jest z typem pliku (w przykładzie na rysunku poniżej jest to plik Worda).

Dalej wyświetlana jest nazwa pliku. Przykładowy plik na rysunku powyżej jest plikiem publikowanym - dlatego nazwa pliku rozpoczyna się od litery P i znaku podkreślenia. Nazwa pliku jest podkreślona i wyświetlana w kolorze niebieskim - jest to link do tego pliku. Kliknięcie nazwy pliku powoduje wyświetlenie jego zawartości.
Za nazwą pliku wyświetlane są informacje dotyczące pliku - data i czas zapisu oraz wielkość.

Z prawej strony znajdują się ikony umożliwiające wywoływanie funkcji związanych z plikiem.
UWAGA: Po wskazaniu ikony za pomocą myszy pojawia się podpowiedź opisująca działanie funkcji związanej z tą ikoną.
Kliknięcie pierwszej ikony powoduje wyświetlenie zawartości pliku w formacie strony internetowej.
Następna ikona daje możliwość przeglądania zawartości pliku w formacie pdf.
Dalej znajdują się ikony składające się ze strzałki wskazującej na symbol typu pliku - uruchamiają one polecenia zmiany typu pliku. W przykładzie na rysunku są to kolejno polecenia:
  - przenieś do aktualnych
  - przenieś do brudnopisu
  - przenieś do archiwum
  - przenieś do plików zarządu
  - przenieś do technicznych
Dla przykładowego pliku (rysunek powyżej) wybranie ikony polecenia przenieś do archiwum powoduje zmianę typu pliku z publikowanego na archiwalny. Zmiana ta technicznie polega na zamianie litery P na literę A w nazwie pliku.
Kliknięcie ostatniej ikony powoduje skasowanie pliku. Operacja ta wykonywana jest po potwierdzeniu przez użytkownika.