Pytanie lekarza: Jakie przepisy dotyczą przechowywania dokumentacji w archiwum szpitalnym?

Odpowiedź prawnika: Kwestie dotyczące dokumentacji medycznej reguluje rozporządzenie ministra zdrowia z 10 sierpnia 2001 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej w zakładach opieki zdrowotnej, sposobu jej prowadzenia oraz szczegółowych warunków jej udostępniania (Dz. U. nr 88, poz. 966). Rozdział 5 przywołanego rozporządzenia (§ 45-52) określa szczegółowe zasady przechowywania dokumentacji medycznej.
Otóż zgodnie ze wskazanymi przepisami, dokumentacja wewnętrzna (historia zdrowia i choroby) przechowywana jest w zakładzie, w którym została sporządzona, natomiast dokumentację zewnętrzną (zalecenia, skierowania) przechowuje zakład realizujący zalecone świadczenie zdrowotne.
Sposób i miejsce przechowywania bieżącej dokumentacji wewnętrznej określają kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w porozumieniu z kierownikiem zakładu opieki zdrowotnej.
Zakończona dokumentacja indywidualna wewnętrzna oraz zakończona dokumentacja zbiorcza wewnętrzna przechowywane są w archiwum zakładu opieki zdrowotnej, które powinno posiadać warunki zabezpieczające dokumentację przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich. Za zapewnienie właściwych warunków organizacyjnych i technicznych przechowywania dokumentacji zapewniających jej poufność, zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych, zniszczeniem lub zgubieniem oraz umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki odpowiedzialny jest kierownik zakładu.
W szpitalu dokumentacja zgromadzona w archiwum jest skatalogowana na podstawie numeru księgi głównej przyjęć i wpisów. Natomiast w przychodni dokumentację przechowuje się skatalogowaną na podstawie numeru kartoteki pacjentów (prowadzonej w układzie alfabetycznym, terytorialnym lub chronologicznym według dat urodzenia pacjentów).
A oto zasady dotyczące okresów przechowywania dokumentacji medycznej w archiwum zakładu opieki zdrowotnej:

1. Dokumentacja przechowywana jest w archiwum - generalnie - przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
2. W przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia - dokumentacja indywidualna pacjenta przechowywana jest przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.
3. Zdjęcia rentgenowskie, przechowywane poza dokumentacją indywidualną wewnętrzną, są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie.
4. Skierowania na badania lub zlecenia lekarza są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zrealizowano świadczenie będące przedmiotem skierowania lub zlecenia.